Как вести номенклатуру дел в организации образец

Как вести номенклатуру дел в организации образец

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности. Открыть и скачать онлайн.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом — на секретаря 1. Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Место составления — местоположение организации Москва, г. Орел или др. Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации лицом, ответственным за архив , согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения если такая есть , подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура штатное расписание организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф см.

Примеры 1 и 2. Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти М.

Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Так какую же выбрать? Индекс дела. Заголовок дела тома, части. Кол-во дел томов, частей. В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел.

Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Например, может означать, что 03 — финансовый отдел, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений направлений деятельности. Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: , , и т.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел. Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения.

Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. После них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации сначала годовые, потом квартальные и месячные планы. В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки. В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела дело, переписка. Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:. При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:. Дело — это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. Одно дело может содержать не более листов, что соответствует толщине в 3—4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела тома.

Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 если дело состоит из нескольких томов. Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2. Из пунктов 2. Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов 1 год, 5 лет, 75 лет и др. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным. При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел единиц хранения отдельно постоянного и временного хранения.

О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива. Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации 5. Если тема еще вам актуальна, то можете посмотреть: Приказ Московского Комитета образования от Все хорошо, но сроки хранения по старому перечню. Здравствуйте, первый раз составляю номенклатуру дел для организации. Я частично разобралась с ней, но у меня такой вопрос: обязательно ли в 4 графе указывать номер статьи, так как некоторые заведенные дела организации не указаны в перечне?

Если обязательно указывать, то подскажите пожалуйста что в такой ситуации делать. Заранее огромное спасибо.

И очень жду ответа. Помогите, пожалуйста! В номенклатуре нумерация последующих записей поднимается? Всем делам необходимо будет присваивать новые индексы? Помогите составить номенклатуру дел Централизованной библиотечной системы города. Есть образцы для вузов, а для ЦБС ничего не могу найти. Если есть где-то типовая для централизованных библиотек, дайте, пожалуйста, ссылку. Заранее спасибо!!! Здравствуйте, Тамара! Если Вы все таки нашли номенклатуру ЦБС, пришлите мне ее пожалуйста.

Я ее тоже нигде немогу найти. Нужна помощь, необходима номенклатура дел для организации, оказывающей тур услуги экскурсии, турпоходы, экспедиции Хотя бы что-то примерное по туризму. Чем черевато не предоставление номенклатуры в архив, сказали есть статья, подскажите пожалуйста что эта за статья? В КоАП есть 2 статьи: В Вашем примере указан номер НД. Подскажите, где регистрировать номенклатуру дел? В каком журнале регистрации?

На год составлена одна номенклатура, а на уже нужна другая, то есть например приказы по личному составу на год-индекс , то приказы на год будут иметь другой индекс? Впервые сталкиваюсь с делопроизводством. Помогите при составлении НД для структурного подразделения техникума, а именно, кафедры общеобразовательных дисциплин.

Хотя бы основные моменты, с чего начать? А делопроизводственная служба в вашем техникуме есть? Должны помочь. Там рассматриваются два сложных случая: 1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения?

Подскажите пожалуйста, если в организации личных дел работников, то в итоговой записи к номенклатуре в конце года писать количество дел , и считать их переходящими? В первый раз столкнулся с таким понятием, как номенклатура дел. Начальник сказал - читай инструкцию и делай. При том, что я юрист, а не секретарь и не сотрудник канцелярии, нигде номенклатурам не обучался. Вообще не представляю, что надо делать, как и что подписывать, а самое главное - Зачем?!

На нашем сайте собрано много информации на данную тему.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Составляем номенклатуру дел на следующий год

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье. Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

Номенклатура дел организации в 2017 году

Нина Ковязина заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации канцелярия, секретариат. Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру.

Образец сводной номенклатуры дел НД организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3. Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять.

Выберите почту, на которую вам удобно получать рассылку, присоединяйтесь к 34 подписчикам. Получать на Mail.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Номенклатура дел организации в 2017 году

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения. Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры. Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму.

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел.

Номенклатура дел

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год. Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года — с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации — источники комплектования государственных муниципальных архивов.

Порядок разработки номенклатуры дел

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В деятельности любой организации образуется огромное количество документов – внутренние (локальные нормативные акты.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота.

Согласно п. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему временному или постоянному сохранению. В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Номенклатура дел организации — образец и порядок составления, а также сроки утверждения важно соблюдать компаниям, документы которых должны направляться для формирования государственного архива. Прочие организации могут пользоваться ею для систематизации дел и оптимизации документооборота. На кого возлагается составление номенклатуры дел.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Делопроизводство и архивное дело.

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 2 номенклатура дел
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ульян

    Надеюсь, Вы найдёте верное решение.

  2. Степанида

    Поздравляю, какие нужные слова..., отличная мысль

  3. mostfalsowe

    Отличный ответ, поздравляю

  4. Иосиф

    предидущие части были лучше))))